1 Introduction

Le but de ce règlement est d’avoir une référence écrite sur le mode de fonctionnement de notre AMAP afin que chacun puisse participer en connaissance de cause. Ce règlement doit définir le processus décisionnel et organisationnel de l’AMAP. Il doit définir et délimiter clairement les devoirs, pouvoirs et responsabilités des différentes personnes qui s’engagent à faire vivre l’AMAP.

Le mode de fonctionnement de l’AMAP est participatif. Cela signifie que chaque adhérent peut participer aux prises de décisions et à la gestion des tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’AMAP.


2 Définitions

 Paniers

Le panier est un ensemble de légumes, fruits et aromates (et autres produits comme viandes, fromages) livrés par le producteur. Le panier légumes peut être fourni en demi-panier.  Si plusieurs adhérents sont regroupés sur un même panier viande ou fromage, il est de leur responsabilité de réaliser le partage du panier, le producteur ne livrant que des paniers complets.

Contrat

Le contrat est la convention formelle qui fixe les conditions du partenariat entre le producteur et les adhérents de l’AMAP. Le contrat fixe la durée de la saison, le prix du panier, les conditions de paiement et les modalités de distribution des paniers. Le contrat est mis à jour toutes les saisons lors de l’assemblée générale. Dans le cas des demi-paniers, le contrat doit être signé par les deux contractants.

Les consomm’acteurs règlent par avance les livraisons selon les modalités du contrat.

Les consomm’acteurs s’engagent pour une saison complète ; la période de distribution est précisée pour chaque contrat, ainsi que le nombre de distributions et le prix du panier pour la saison.

Le paiement se fait par chèque, à l’ordre du producteur. Les chèques sont remis au référent produit au moment de la signature du contrat. La période des encaissements est à définir avec chaque producteur.

Le producteur s’engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour répondre à ses engagements de fournir des produits de qualité aux consomm’acteurs dans les quantités et les échéances fixés.

Parmi les principes de fonctionnement de l’AMAP les saveurs du  Thelle figurent, pour une même saison, l’engagement des adhérents et la stabilité de son effectif. La résiliation du contrat n’est donc possible qu’en cas de force majeure. Cette défection implique l’obligation pour le contractant de trouver un remplaçant jusqu’à la fin du contrat en cours.

Au terme de ce contrat, son panier sera proposé aux personnes inscrites sur liste d’attente par ordre d’antériorité et non à son remplaçant. S’il ne trouve pas de remplaçant il sera remplacé par une personne inscrite sur liste d’attente (en fonction de l’antériorité d’inscription) qui pourra bénéficier d’un contrat la saison suivante. Dans tous les cas, l’adhérent initialement titulaire du contrat le reste jusqu’à son terme.

Cotisations

Une cotisation, fixée par le C.A pour la saison suivante, doit être acquittée par tous les adhérents. Cette cotisation sert à couvrir les frais de fonctionnement de l’AMAP.

 Adhérents

Est adhérente toute personne ayant payé sa cotisation, inscrite sur un contrat ou pas.


3 Fonctionnement interne de l’association

Le Conseil d’administration

Le C.A :

  • désigne en son sein des responsables qui participent activement au bon fonctionnement du système (cf : les référents)
  • ou regroupe les responsables des différentes tâches ou missions

Ses principales missions sont :

  •  Le suivi du fonctionnement démocratique
  • La coordination entre groupe et producteur(s)
  • La gestion de la distribution
  • L’animation, l’information, les relations, la promotion et le développement de l’association
  • La gestion comptable et financière

  Le Bureau

Le Bureau se compose comme suit :

-Président(e) : Le président(e) assure l’exécution des actes de gestion décidés par le bureau et accomplit seul(e) les actes de gestion courante, il est doté du pouvoir de représentation de l’association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous pouvoirs à cet effet. Il (elle) a, notamment, qualité pour ester en justice au nom de l’association, tant en demande qu’en défense. Il (elle) peut déléguer son pouvoir pour un acte précis, à un autre membre du Bureau.

-Secrétaire : le (la) secrétaire est chargé de tout ce qui concerne la correspondance et les archives. Il (elle) rédige les procès-verbaux des délibérations et en assure la transcription sur les registres. Il (elle) tient le registre spécial, prévu par la Loiet assure l’exécution des formalités prescrites. Il (elle) est chargé de l’établissement et de l’envoi des convocations signées du président(e) pour les assemblées générales aux membres de l’association, au moins 15 jours avant la tenue de celles -ci.

-Trésorier : le trésorier(e) est chargé de tout ce qui concerne la gestion du patrimoine de l’association. Il (elle) effectue tous paiements et perçoit toutes recettes prévus par le Bureau. Il (elle) tient une comptabilité régulière de toutes les opérations et rend compte à l’assemblée générale annuelle qui statue sur la gestion.

Il peut y avoir un vérificateur aux comptes pour qui il (elle) mettra à disposition les pièces nécessaires à l’accomplissement de la mission dans un délai suffisant à l’étude.

Le Bureau peut comporter d’autres membres, des adjoints par exemple.

Le nombre maximum de membres du Bureau est de six(6).

 

4 Engagements des membres

Tout membre de l’AMAP les saveurs du Thelle s’engage à :

-Accepter et respecter le règlement intérieur.

-Participer à la vie et au travail de l’association.

-Communiquer en toute franchise et liberté ses bonnes remarques, ses questions ou ses insatisfactions directement auprès du référent- producteur afin d’examiner avec le producteur si des explications ou des améliorations sont possibles.

-Partager ses idées et ses initiatives avec la ferme et les autres partenaires afin d’améliorer le fonctionnement du projet.

-S’engage à respecter le contrat passé avec le producteur en payant à l’avance, par session, la distribution de ses produits, en échange de quoi il recevra des légumes ou produits frais, disponibles à mesure qu’ils mûrissent, et autres produits de l’agriculture paysanne, lui permettant ainsi de connaître notre agriculteur partenaire ;

-Reconnaît que les intempéries, les ravageurs et les maladies font partie intégrante de l’agriculture et peuvent nuire à la récolte. Il accepte d’assumer ces risques, sachant toutefois qu’il recevra sa juste part de la récolte de la saison ;

-S’engage à venir chercher son panier au jour et à l’heure dits ;

-S’engage à prévenir le responsable de la distribution si, en raison d’une absence ou impossibilité, il demande à une autre personne de prendre son panier ;

 

 5 Les Référents

Les référents ont un rôle uniquement technique et non décisionnel. Chaque référent a un mandat clair définissant sa mission :

Référent « adhérents » : gestion de la liste des adhérents (et de leur contact téléphonique, mail et postal) et de la liste d’attente, réalisation d’un questionnaire de satisfaction des adhérents.

Référent « distribution » : gestion du planning de distribution (pour que chaque semaine au moins deux personnes soient présentes pour tenir la feuille d’émargement, aider à la mise en place et au ménage) et réalisation d’affichettes d’informations sur les problèmes rencontrés lors des distributions précédentes.

Ne pas oublier que chaque membre de l’AMAP doit se désigner de manière volontaire pour la distribution, de ce fait ce référent doit intervenir le moins possible dans l’idéal.

Référents « produits » : gestion des relations avec le producteur (points réguliers avec ce dernier), médiation entre le producteur et les adhérents et réalisation de pique-niques et/ou visites chez le producteur.

Référent « outils informatiques » : gestion des outils informatiques.

Les référents peuvent déléguer une partie de leur travail à d’autres adhérents, mais ils restent responsables individuellement de la réalisation de leurs missions.

Les référents devront faire un bilan de leur mandat lors de l’assemblée générale.

Ils sont désignés par le C.A. parmi les adhérents volontaires.

Référent FAMAPP : est en charge des relations avec le réseau régional, fait remonter les informations et fait appel au réseau si  besoin.

 

6 Livraison et distribution

 Chaque adhérent est responsable du retrait de son panier. Le retrait peut être fait par un non adhérent qui signe à sa place. Chaque adhérent doit signer la feuille de distribution avant de retirer son panier puis se servir avec les bénévoles, en respectant le contenu du panier affiché sur le tableau.

En début de saison chaque adhérent s’engage à participer bénévolement deux fois à l’organisation des distributions. Ces jours-là les bénévoles arrivent à 18h30 pour installer le matériel et préparent la distribution. Ils contribuent à s’assurer de la propreté du site à la fin de la distribution.

Il incombe au consomm’acteur de trouver un remplaçant pour venir retirer son panier pendant ses absences.

Les paniers non retirés (si il y en a) aux jours et heures prévus (avant 19 h45) sont remis à des organismes caritatifs ou partagés entre les bénévoles à la fin de la distribution.

Chaque adhérent est invité à se munir de ses propres contenants.

Chaque adhérent s’engage à restituer le maximum d’emballages utilisés lors des distributions : cagettes, cartons, sachets papier et plastique, barquettes, pots à faisselle, bouteilles ou pot en verre…

Les demi-paniers : les adhérents qui partagent leur panier s’organisent pour que la première personne qui récupère le panier signe la feuille de distribution.